Racket House

Racket House havde behov for at optimere varemodtagelsen og den efterfølgende afstemning mellem modtagne varer, følgeseddel og leverandørfaktura.

Den tidligere proces var præget af manuelle arbejdsgange. Lagermedarbejderen talte varer, markerede afvigelser på følgesedlen, noterede lokationer manuelt og overførte oplysninger til systemet bagefter. Herefter skulle lagerchefen sammenholde følgeseddel med noter og faktura modtaget på mail.

Det gjorde processen tidskrævende og sårbar over for fejl, særligt ved større leverandørordrer og ved afvigelser i antal, priser eller manglende varer.

I samarbejde med Racket House har YouWe digitaliseret varemodtagelsen og skabt et mere sammenhængende flow mellem lager og administration.

Når Racket House modtager varer, kan lagermedarbejderen nu bruge håndscanner til at oprette en digital leverandørordre, registrere modtagne varer og placere dem på en midlertidig lagerlokation. Dermed bliver varemodtagelsen registreret digitalt fra start, og lagerchefen kan arbejde videre i samme flow.

Næste trin er fakturaafstemningen. Her indlæses leverandørfakturaen til AI-aflæsning, som udtrækker udvalgte felter og eksporterer dem i et format. Systemet opretter herefter fakturaen digitalt og gør den tilgængelig i et interface, hvor lagerchefen kan gennemgå og rette felter på linjeniveau, hvis fx SKU, pris, rabat eller mængde ikke er aflæst korrekt.

Den nye proces er opsat efter simple principper for at kunne arbejde intuitivt og effektivt for den lageransvarlige og på sigt andre ansatte:

• Leverandørfakturaen sendes til en dedikeret mail
• Systemet validerer, om mailen kan behandles
• Fakturaen sendes til AI-aflæsning
• AI udtrækker de relevante fakturafelter og linjedata
• De aflæste data gemmes og gøres tilgængelige i brugerfladen
• Lagerchefen kan gennemgå, validere og rette data på linjeniveau
• Den godkendte faktura konverteres og afstemmes mod den eksisterende leverandørordre
• Ændringer i pris, mængde eller rabat overføres til det videre flow i systemet

AI’en aflæser felterne med en confidence score fra 0 til 100 %, så brugeren får et bedre grundlag for validering. Når fakturaen er godkendt, kan den konverteres og afstemmes mod den leverandørordre, som allerede er oprettet i systemet.

Resultatet er et digitalt og mere automatiseret flow, hvor varemodtagelse og fakturaafstemning hænger tættere sammen og kan håndteres med færre manuelle mellemled.