ZERV

AI og digital varemodtagelse gør afstemning hurtigere, mere præcis og mindre manuel.

AI, Digitalisering, Procesoptimering

Udfordringen

ZERV havde behov for at optimere varemodtagelsen og den efterfølgende afstemning mellem modtagne varer, følgeseddel og leverandørfaktura.

Den tidligere proces var præget af manuelle arbejdsgange. Lagermedarbejderen talte varer, markerede afvigelser på følgesedlen, noterede lokationer manuelt og overførte oplysninger til systemet bagefter. Herefter skulle lagerchefen sammenholde følgeseddel med noter og faktura modtaget på mail.

Det gjorde processen tidskrævende og sårbar over for fejl, særligt ved større leverandørordrer og ved afvigelser i antal, priser eller manglende varer.

Løsningen

I samarbejde med ZERV har YouWe digitaliseret varemodtagelsen og skabt et mere sammenhængende flow mellem lager og administration.

Når ZERV modtager varer, kan lagermedarbejderen nu bruge håndscanner til at oprette en digital leverandørordre, registrere modtagne varer og placere dem på en midlertidig lagerlokation. Dermed bliver varemodtagelsen registreret digitalt fra start, og lagerchefen kan arbejde videre i samme flow.

Næste trin er fakturaafstemningen. Her indlæses leverandørfakturaen til AI-aflæsning, som udtrækker udvalgte felter og eksporterer dem i et format. Systemet opretter herefter fakturaen digitalt og gør den tilgængelig i et interface, hvor lagerchefen kan gennemgå og rette felter på linjeniveau, hvis fx SKU, pris, rabat eller mængde ikke er aflæst korrekt.

Den nye proces er opsat efter simple principper for at kunne arbejde intuitivt og effektivt for den lageransvarlige og på sigt andre ansatte:

Leverandørfakturaen sendes til en dedikeret mail
Systemet validerer, om mailen kan behandles
Fakturaen sendes til AI-aflæsning
AI udtrækker de relevante fakturafelter og linjedata
De aflæste data gemmes og gøres tilgængelige i brugerfladen
Lagerchefen kan gennemgå, validere og rette data på linjeniveau
Den godkendte faktura konverteres og afstemmes mod den eksisterende leverandørordre
Ændringer i pris, mængde eller rabat overføres til det videre flow i systemet

AI’en aflæser felterne med en confidence score fra 0 til 100 %, så brugeren får et bedre grundlag for validering. Når fakturaen er godkendt, kan den konverteres og afstemmes mod den leverandørordre, som allerede er oprettet i systemet.

Resultatet er et digitalt og mere automatiseret flow, hvor varemodtagelse og fakturaafstemning hænger tættere sammen og kan håndteres med færre manuelle mellemled.

Hvordan giver løsningen værdi?

Digitaliserer varemodtagelsen for lagermedarbejdere og reducerer manuelle processer
Gør det muligt at bruge AI til aflæsning og strukturering af fakturadata
Mindsker lagerchefens manuelle arbejde i forbindelse med afstemning af leverandørordrer
Reducerer risikoen for fejl ved afstemning af større og mere komplekse leverandørordrer
Skaber et digitalt fundament for yderligere AI- og automatiseringstiltag

“Vi har fået en løsning, der gør hverdagen lettere på lageret. AI’en håndterer fakturadata mere effektivt, mens vores teams bruger mindre tid på manuel afstemning og får færre fejl i processen.”

Om ZERV

ZERV er en 100 % danskejet virksomhed med fokus på ketchersport og nethandel.

Branche: Sportsudstyr, retail og e-commerce

Forretningsområder: Produktion og forhandling af sportsudstyr til flere sportsgrene

Markeder: Dansk og internationalt marked

Salgskanaler: Op mod 20 webshops samt fysiske butikker

Lokationer: Butikker i Odense og på Frederiksberg

Lager: Nyt lager på 2.000 m²

Udvikling: Deltog i Løvens Hule i 2021 og fik investering fra Jesper Buch og Jan Lehrmann

Ambition: ZERV vil være det foretrukne valg inden for ketchersport med stærk kundeservice, hurtig levering og et skarpt udvalg til konkurrencedygtige priser