Til dig der drifter og vedligeholder…
… mere end du udvikler forretningen

Lad være med at spilde din tid.

Hvis du – som de fleste webshopejere – kan svare ja til et eller flere af punkterne
herover, så læs med her.

Pas på din tid
Som iværksætter og webshopejer er din knappeste ressource næsten altid din egen tid.
Og netop derfor er det vigtigt, at du udnytter den bedst.

Jeg plejer at skelne min egen tid mellem udvikling – og drift af min forretning.
Drift i en webshop er typisk ordreekspedering, kundeservice, indkøb og vedligehold.

Udvikling er aktiviteter, eksemplificeret ved nye samarbejder, nye marketingtiltag, nye
ideer til sortimentet og udvikling af nye funktioner til din webshop.

Udfordringen er, at hvis man vækster forretningen i starten ved at bruge en masse tid og
fokus på udvikling, så havner man med tiden i det, jeg kalder DRIFTSHULLET. Det er et
mørkt, ubehageligt sted. Et sted, man ikke har lyst til at være i, og som kan være svært
at komme op fra.

Din webshop er vækstet markant gennem de seneste år?

Du og dine medarbejdere løber lidt for stærkt i
dagligdagen for at nå det hele?

Du bruger for meget tid på daglige rutiner og for
lidt tid på at udvikle din forretning?

Ku´ det her være dig?

Med en positiv udvikling i webshoppen følger også en lang stige.
En stige der fører ned til håndteringen af så mange daglige ordrer, at der ikke længere er tid til at udvikle forretningen.
Udsigten derfra er ensformig, uinspirerende og demotiverende for mange. Du ender med at bruge al din tid på at vedligeholde, slukke ildebrande og følge med i dagligdagen – og pludselig går væksten i stå.

Alternativt lever du konstant med følelsen af at være 20% bagefter. Eller begge dele.
Sådan ser der ud fra bunden af driftshullet.

Det er ikke sjovt, og det er ikke godt for din forretning. Don´t stay there.

Derfor er min anbefaling til alle iværksættere, at de mindst 2 gange årligt – og gerne
flere – tager sig selv, sin kompagnon, sin(e) vigtigste ansatte eller sin partner væk fra
firmaet, og stiller skarpt på den generelle tilstand i forretningen.

Her kan I vende hvad status er, hvor I er på vej hen, hvad I gør godt og hvad I gør knap
så godt. Meningen er, at I kommer hjem med 3-5 nye tiltag til forretningen eller ting der skal forbedres. På den måde sikrer du – på en fast og mere forpligtende måde – at
udvikle forretningen og ikke kun holde den flydende i ren drift.

Ny medarbejder…
… eller hvad?

Enhver webshop med en vis størrelse og vækst, når også på et tidspunkt til et sted, hvor
den eneste udvej er at ansætte en medarbejder.

Eller ansætte flere medarbejdere.
Men ofte er det sådan, at lige meget hvor mange man ansætter, stiger bundlinjen ikke.

Man kæmper hver dag med konkurrenter som presser priserne, og ansættelsen af
billigere medarbejdere til de mere trivielle opgaver kan virke som en indlysende løsning.

Men det er svært at få høj kvalitet til få penge, ligesom det koster tid og fokus hver gang
man skal ansætte – og oplære en ny.

Læg dertil, at der i de fleste webshops skal sælges virkelig mange flere varer hver måned
for at opveje en udgift på +20.000.

Så for at svare på vores overskrift her på siden, så hælder vi ret ofte til svaret “…eller
hvad” 🙂

For i langt de fleste tilfælde lykkes vi med at effektivisere os ud af nyansættelser, skabe
en mere bæredygtig og dynamisk model og samtidig en ret meget sjovere bundlinje.
…i langt de fleste tilfælde lykkes vi med at effektivisere os ud af nyanvsættelser…
og samtidig en ret meget sjovere bundlinje.

Når man taler om effektivisering, handler det ofte om de processer og rutiner, der bliver gjort
på samme måde – igen og igen. Du kender det med garanti fra din egen shop. Det er ting som
ordrehåndtering, indkøb, modtagelse af varer, afsendelse af tracking-mails til kunder, eller noget
så simpelt som at udskrive en pakkelabel. Trivielle og småkedelige opgaver – men helt og aldeles
nødvendige at få gjort.

Alt den slags bliver i de fleste DanDomain-shops (med færre end omkring 25 ordrer om dagen)
håndteret manuelt. Man har opfundet sine daglige rutiner, som gør at man kan gøre det mest
muligt effektivt, eller måske ansat en medarbejder, som gør flere af tingene – men stadig med
manuelle processer. Og manuelle processer er uhensigtsmæssige af to grunde:
De stjæler din tid
De giver langt større risiko for fejl.

Alle, der har prøvet at lave en fejlhævning på et betalingskort, forkert afsendelse af en vare eller
manglende kreditering af en returneret vare, ja de ved, hvor tidskrævende og bøvlet det er. Og
ikke mindst – hvor utilfredse kunder det kan give. Og det kan man jo ikke leve af.

Vejen frem – uanset størrelsen på din shop – er derfor effektivisering. Automatisering af dine
arbejdsprocesser, så du frigiver tid til at tjene penge (og holde fri?) i stedet for at løbe rundt nede i bunden af driftshullet.

Effektiviseringer behøver ikke være store og forkromede IT-systemer eller sirlige
procesdiagrammer i PowerPoint. Det er ofte bare smarte skabeloner i Excel, fornuftig brug af
Officepakken, DanDomain, Mailchimp og alle de andre softwareprodukter du har installeret
i forvejen (mit råd: sæt dig ved siden af en superbruger i bare én time, og se hvordan alt fra
makroer til genvejstaster kan spare dig for adskillige timer).

En anden og god vej til at frigive tid til din forretning er DanDomains apps. Der findes i dag et hav af apps der kan hjælpe dig med alt fra e-mail marketing til håndtering af kundeklubber.

Effektivisering i stedet for…
… ansættelser

Hvis der var én app jeg ønskede eksisterede, da jeg startede min første webshop
tilbage i 2007, var det en, der kunne tage sig af alt det kedelige. Alle de småopgaver og
rutineopgaver, der bare skal gøres i en webshop, men som hverken er særligt spændende
eller udviklende for forretningen. Men app´en fandtes ikke dengang, så jeg var nødt til at
gøre det hele selv. Sådan som du måske også gør i dag.

Da jeg startede optimeringshuset YouWe var noget af det første vi byggede derfor lige
præcis et system til at løse dét. Vi kalder det YouWe print.

Den er skræddersyet til DanDomain-shops og sørger for at holde styr på ordrebehandling,
udskrivning af pakkelabels, ordrestatus, afsendelse af trackingmails, check om varen er på
lager, hævning af betalinger og alle de andre opgaver og processer der følger med, når man
sælger fysiske varer fra sin webshop (og får nogle af dem retur igen).

Det er på mange måder som at have sin egen lagerassistent – bare uden sygedage og den
høje månedsløn 🙂

Systemet er lavet med min egen erfaring fra flere webshops og er løbende udviklet i
samarbejde med DanDomains kunder.

Jeg kan med en vis stolthed sige, at samtlige kunder der har installeret systemet også har
beholdt det. For den sparer tid, minimerer fejl og sørger for at du kan blive mere effektiv og
kan udvikle din forretning imens.

Du kan prøve YouWe Print 60 dage gratis i din egen webshop og se hvor meget tid du kan
spare.

Læs mere på youwe.dk/youwe-print

Denne der app, der tager sig af alt…
… det kedelige, tak

Selvom vi sælger 30 % mere end før vi investerede i systemet bruger vi stadig mindre
tid på ordrerne. Jeres system har sparet os en ny medarbejder. – Glen, mens-wear.dk